共有設定を行うことにより、ドキュメントやワークシートを複数のユーザーで管理、作成できるとうメリットがあり、社内文書やプロジェクトメンバーごとに集まって効率よく作業できるようになります。
この共有機能が、共同制作者の招待を簡単に行え、なおかつそれらの編集作業予定をGoogle カレンダーでも共有できるようになりました。
特定のファイルを他のGoogle アカウントを持ったユーザーと共有するには、ドキュメントを開いた状態で、上部の”共有”タブをクリックします。
招待したい場合は、”招待する”欄に相手のメールアドレスを記入し、”共同編集者（閲覧者）を招待”ボタンをクリックするだけです。
招待メールを受け取ったユーザーは、ドキュメントへのリンクをクリックすることにより、そのファイルを閲覧・編集することができるようになります。
追加された共同編集者は”共同編集者”欄に追加されます。
共同編集者に対しては、"Email collaborators"をクリックして簡単にメッセージを送信したり、ドキュメントの作業についてGoogle カレンダーを使って予定を共有したりすることができます。
Google カレンダーでドキュメントについて予定を共有したい場合は、共有メニュー内の”共同編集者と予定を作成”をクリックします。
ポップアップ画面で予定の日時や通知オプション、ゲストなどを指定します。（共同編集者は予定共有招待先としてゲスト欄に記載されています）
予定オプションなどを記載したら、下部の”変更を保存”ボタンをクリックします。
招待された側には、以下のようなメールが到着し、招待された方が”Accept”ボタンをクリックすればその方のGoogle カレンダーにも同じ予定が追加されます。
このように、ドキュメントに対しての共同作業や予定の共有が、ファイルの送受信なども無く非常に簡単にできるのが便利ですね。
同じテーマの文書やワークシートを複数の人員で扱う場合、強力なツールになってくれるでしょう。
